Ihmiset eivät tee tahallaan väärin, heillä on vain liian vähän tietoa

Olin taannoin eräässä kaupassa, jossa oli valtavasti takavarastoa, josta myymäläpäällikkö halusin eroon. Hän ei vain tiennyt miten se onnistuisi. Asiasta oli keskusteltu pitkään osastovastaavien kanssa, mutta varastossa mikään ei ollut turhaa, kaikelle oli syynsä. Mitään ei yksinkertaisesti pysty karsimaan. Päätin käydä saman keskustelun ja menimme vastaavien kanssa varastoon katselemaan mitä sieltä löytyy.

Toden totta, kävimme läpi useita tuotejoukkoja ja kaikelle oli looginen selitys. Päätimme kuitenkin tutkia muutamaa sattumanvaraista tuotetta hieman tarkemmin. Ensimmäisenä olivat astiat, jotka olivat kylkiäiskampanjassa. Niitä oli varastossa, koska niitä meni niin paljon, että ne loppuisivat muuten kesken. Hyllytila oli liian pieni.

Menimme katsomaan hyllypaikkaa ja toden totta, se oli melko pieni. Laskin kuitenkin huvikseni parin tuotteet hyllymäärät ja menimme katsomaan, kuinka suuri niiden myynti mahtaa olla. Ilmeni, että hyllyssä esillä oli kovimpaankin myyntiviikkoon suhteutettuna viiden viikon myyntimäärä. Takavarastossa oli vielä lisää. Muut tuotteet eivät menestyneet sen paremmin ja vaikka myynti olisi huomattavasti suurempi, täydennystä saisi tarvittaessa joka päivä.

Seuraava tuote oli irtokarkit. Myös niiden myynti oli niin suurta, että niitä oli pidettävä varastossa, muuten ne loppuisivat kesken. Ilmeni, että kalusteeseen mahtui 300 kiloa, joten päätimme taas katsoa, miten paljon niitä myydään. Viikkomyynti oli parhaimmillaan 125 kiloa. Silti tavaraa oli varastossa vielä 200 kiloa. Lisää saisi tilaamalla joka toinen päivä.

Kiinnitin huomiota siihen, että osa laareista oli tyhjiä, joten laskin täysinäisten ja tyhjien määrät. Ilmeni, että 10% oli tyhjänä. Mitään näistä tyhjien laarien karkeista ei löytynyt takavarastosta. Silti varaston ylläpitämisen perustelu oli juuri siinä, että ilman takavarastoa tuotteet loppuvat kesken. Kyseessä oli tuttu ilmiö, ”Mitä enemmän sinulla on varastoa, sitä vähemmän sinulla on sellaista, mitä tarvitset.” Koska et hahmota mitä varastossa on, tilaat helposti vääriä tuotteita.

Loppujen lopuksi emme löytäneet satunnaisotoksellamme yhtään tuotetta, jolle oli pätevä syy varastointiin.

Miksi osastovastaavat sitten luulivat, että kaikki varasto on sekä väistämätöntä, että välttämätöntä? Koska heillä ei ollut oikeaa tietoa, eivätkä he tienneet vaihtoehtoista ratkaisua. He luulivat, että tuotteita myydään enemmän kuin niitä myydäänkään. He eivät ymmärtäneet automaattista tilausjärjestelmää tarpeeksi hyvin. He eivät varautuneet sesonkituotteiden saapumiseen, vaan ne saattoivat lojua varastossa kolmekin viikkoa. Jokainen ihminen tekee kuten sen hetkisellä tiedollaan parhaaksi näkee. Kun uutta tietoa omaksutaan, tilanne alkaakin näyttää hyvin erilaiselta ja toiminta muuttuu.

Keskustelin taannoin erään kalusteita myyvän henkilön kanssa hukasta ja turhasta työstä. Jotenkin puhe kääntyi siihen, että valmistuksessa on liian suuria varastoja. Keskustelu meni suurin piirtein näin:

”Varasto on hukkaa.”
”Eikä ole. Meillä oli alun perin varastoa ja silloin neljä miestä sai ajaa pakettiautoilla ajamassa asennuksista unohtuneita ovia ja osia ympäri Suomea. Kun poistimme varaston, nykyään niitä on 18. Yksittäisiä osia pitää ajella sinne-tänne.”
”Niinpä. Varsinainen ongelma on se, että osia unohtuu kyydistä. Sitä vain paikataan ajamalla perässä.”
”Mutta kuvitellaan vaikka että varastomies kaataa lavallisen tuotteita ja ne hajoavat. Jos meillä ei ole tuotteita, emme saa toimitettua, koska tuotteita valmistetaan seuraavan kerran viikon päästä.”
”Niinpä, tuossa on se ongelma, että tuotteita valmistetaan liian harvoin ja liian suurissa erissä. Niitä pitäisi valmistaa yksi kerrallaan tarpeen mukaan.”
”Mutta ei se ole mahdollista. Tuotanto on tehty niin, että vaihto yhdestä mallista toiseen kestää kauan.”
”Niinpä. Ongelma on siinä, miksi vaihto kestää niin kauan? Sitä peitellään ylläpitämällä varastoa.”

Muutosvastarinta on ymmärrettävää, koska luullaan, että nykyinen tapa on paras mahdollinen ja poistamalla esimerkiksi varasto aiheutuu valtavasti ongelmia. Varasto on kuitenkin oire, joka johtuu varsinaisesta ongelmasta, joka täytyy löytää. Ongelmien on annettava tulla esille, muuten prosessia ei voida parantaa. ”Go to the gemba”, mene sinne missä työ tehdään, että näet mistä oikeasti on kyse. Neukkarissa ei prosessia paranneta. Numerot paljastavat vain lopputuloksen.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Ota yhteyttä

p. 040 574 8769, juha.ketola@kauppavalmennus.com
Lähetä viesti, niin otan sinuun yhteyttä.

tutustu myös hintalaskuriin [Excel-tiedosto]

Mistä palveluista olet kiinnostunut?