Leanin yksi perusperiaate on, että prosessista täytyy ensin poistaa vaihtelu, vasta sen jälkeen sitä voidaan alkaa parantaa. On mielenkiintoista, miten siitäkin voi aina oppia uutta ja miten paljon perusasioilla on merkitystä.

Jos suora rajapinta puuttuu, kaupat ajavat datan järjestelmäämme yleensä kerran viikossa. Työ ei ole suuri, se vie kokemuksesta riippuen vain 5-10 minuuttia. Vasta kun data on ajettu, osastovastaavat pääsevät tekemään töitään. Ilman dataa kukaan ei voi tehdä mitään, siksi tapana on ajaa data maanantaina.

Tiesin, että kaikki kaupat eivät aja raportteja ajoissa ja olin jo pitkään pohtinut, miten paljon ongelmia se aiheuttaa seuraaville prosesseille, eli osastovastaavien tutkimustyölle. Kesällä päätimme tehdä asialle jotain ja alkaa mittaamaan viivettä. Tulokset olivat pahemmat kuin kuvittelinkaan: jopa kolmannes kaupoista ajoi raportit myöhässä.

Niinpä aurinkoa ottaessa teimme uuden prosessin, jonka avainkohdat olivat nämä:
1) Jos raportteja ei ladata, kukaan ei voi tehdä mitään.
2) Kartoitimme viisi syytä, joiden vuoksi työtä ei tehdä ajoissa:
– kiire
– työn matala prioriteetti
– virheet
– standardin puute
– tuuraajan puute
3) Sovimme kauppojen kanssa, että seuraamme jatkossa asiaa ja olemme yhteyksissä heti, jos näemme tarpeelliseksi. Näin voimme selvittää virheet ja korjata ne.
4) Jokaisessa kaupassa tulee olla vastaava henkilö, jonka tehtävä on ajaa raportit, sekä tuuraaja, joka hoitaa työn, jos vastaava on pois. Molempien tulee tehdä työtä riittävän usein, jotta osaaminen säilyy.
5) Jos teillä on koskaan, missään asiassa ongelmia, olkaa heti yhteyksissä minuun. Aina kannattaa kysyä.

Uusi prosessi koulutettiin elo-syyskuun aikana ja sen jälkeen alettiin töihin. Mittari pisteytti kaupat niin, että maanantaina ajettu raportti oli 1 piste, perjantaina 5 pistettä, jne. Alla kaikkien kauppojen keskiarvo viikkotasolla, viikolla 1 aloitettiin uuden prosessin koulutus. Viikko 21 on tämä viikko.

Vaihtelua esiintyy edelleen, mutta suunta on selvä. Lisäksi pahimmalla viikolla, viikko 2, peräti 7 kauppaa jätti raporttinsa ajamatta. Nyt viimeisen 4 viikon aikana niin on käynyt vain yhdelle kaupalle yhden kerran. Kaupan alalla viikot eivät ole identtisiä ja esimerkiksi itsenäisyyspäivän osuminen maanantaille sekoitti monien rytmin. Vaatii tilannetajua, koska antaa hieman siimaa ja koska ei.

Koska varsinaisen työn, tuotteisiin liittyvien ongelmien ratkaisun pahin este, raporttien ajamisen aikataulu on nyt saatu hyvälle tolalle, on mahdollista rakentaa seuraavaa prosessin parantamista sen päälle. Aiemmin se ei ole ollut mahdollista, koska raporttien puute on estänyt työn ja ajopäivien suuri vaihtelu on estänyt rutiinien muodostumisen.