Varastot ovat kivijalkakaupassa yksi hukan muoto. Jokin määrä varastoa on välttämätöntä, sillä muuten prosessi alkaa kärsiä, mutta mihin vedetään raja? Siihen yritän tässä vastata.

Jos tarkkaan ajatellaan, kivijalkakauppa itsessään on vain suuri varasto, jossa varastoidaan tuhansia, jopa kymmeniätuhansia artikkeleita. Asiakas saapuu varastoon, noutaa tarvitsemansa määrän artikkeleita, maksaa ja poistuu. Kaupan erottaa ”oikeista” varastoista se, että oikeissa varastoissa tuotteita on usein suurissa toimituserissä, esimerkiksi lavoittain. Kaupassa erät ovat jo vuosikymmeniä jatkuvasti pienentyneet ja harvoja tuotteita tulee enää lavoittain, tai edes paleteilla. Jopa myyntierät pienenevät, joten jos ennen pienin määrä jotain kinkkua oli 6 pakettia, nykyään samaa voi saada neljän erissä. Tämä on tarpeen, koska valikoima kasvaa ja pirstaloituu, yksittäisten tuotteiden myyntimäärät pienenevät.

Kaupassa varasto käsitetään kuitenkin yleensä takavarastona. Varaston merkittävin ongelma on sen siirtelystä aiheutuva työ, kun samoja tuotteita joudutaan käymään läpi useaan kertaan ja rullakoita tai lavoja joudutaan siirtelemään varastosta hyllyjen väliin ja jälleen takaisin. Tätä ongelmaa on käsitelty aiemmin täällä. Takavarastoa perustellaan yleisimmin sillä, että muuten tuotteet loppuvat kesken. Tämä pitää paikkansa vain poikkeustapauksissa, jos tuotteen myynti on niin suurta, että päivittäinen myyntimäärä ei mahdu kerralla hyllyyn. Silloinkin tavoitteena tulisi pitää, että illalla varasto olisi tyhjä, sillä aamulla saapuu jälleen kuorma. Hyllytilan tulisi olla riittävän suuri, jotta normaali vaihteluväli mahtuu sinne.

Miten takavarastosta sitten päästään eroon? Aina uuden kuorman saapuessa, jos tuotteet eivät mahdu hyllyyn, kannattaa epäillä tilausvirhettä. Lähtökohtaisesti kuorman tulisi aina mahtua suoraan hyllyyn, paitsi jos kyse on tuotteista, joiden menekki on erittäin suurta. Näitä tuotteita on kaupassa vain prosentin verran koko valikoimasta.

Jos kuorma ei mahdu hyllyyn, yleisin syy on joko tilausasetuksissa tai saldovirheessä. Automaattinen tilausjärjestelmä ei tunnista saldovirhettä, vaan yrittää pitää tuotteiden laskennallisen saldon asetetuissa määrissä. Niinpä varastoa on jatkuvasti liikaa, kunnes virhe korjataan. Sama pätee tilausasetuksiin, jotka on asetettu liian korkeiksi. Automaatti tilaa kuten sitä käsketään, kunnes sitä käsketään tilaamaan vähemmän. Kun ongelma korjataan, jatkossa kuorma mahtuu hyllyyn.

Myös toimituspäivien määrä vaikuttaa asiaan. Mikäli osaston hyllytila on pieni, toimituspäiviä tulisi olla useammin, jolloin kertatoimitusmäärät voivat olla pienempiä. Pienemmät erät vievät vähemmän tilaa ja mahtuvat paremmin hyllyyn. Mikäli hyllytilasta ei ole puutetta, toimituksia voi olla harvemmin, mikä tehostaa hyllytystä. On aina tehokkaampaa hyllyttää kaksi myyntierää kerralla, kun yksi myyntierä kahtena eri päivänä. Niinpä mahdollisimman pieni varasto ei aina ole tehokkain. Tuotteiden vieminen takavaraston ja takaisin esille on kuitenkin aina tehottomampaa, kuin hyllyttää tuotteita useampana eri päivänä niin, että kuorma menee hyllyyn.

Merkittävä syy varastointiin ovat myös poistuvat massat, joiden tuotteet eivät mahdu hyllyyn. Tämä on melko väistämätöntä, sillä vaikka massoja voi pienentää, jossain vaiheessa tulee vastaan raja, jolloin se ei enää myy. Mikäli massoja siis halutaan pitää, varastointi on hyväksyttävä. On kuitenkin ymmärrettävä, että se on lisäkulu, joka tulee huomioida.

Oma lukunsa ovat erilaiset kampanjahännät. Usein sanotaan, että ne ovat väistämättömiä, sillä kampanjoiden menekkiä on mahdoton ennustaa. Se pitää osittain paikkansa, mutta vain osittain. Kampanjoiden menekki vaihtelee vähemmän kuin yleisesti luullaan ja se on helppo tarkistaa datasta. Mikäli kampanjoiden vaihteluväli yksittäisessä tuotteessa on vuoden aikana ollut esimerkiksi 50-150, on epätodennäköistä, että seuraavassa myytäisiin enemmän kuin 150. Kun tilaukset perustuvat toteutuneisiin määriin, kampanjahännät voidaan minimoida, vaikka niitä ei voisikaan eliminoida.

Hyvä nyrkkisääntö ylläolevien pulmien ratkaisemiseksi on pohtia joka päivä, miksi kaupassa on varastoa. Eikö todellakaan ole keinoa vähentää sitä? Yksi kerrallaan ratkaisut tulevat eteen ja jokainen ratkaisu vähentää turhaa työtä ja parantaa prosesseja ja asiakastyytyväisyyttä.